Las estadísticas internacionales también confirman que el crecimiento de la popularidad de los eventos en línea va a ser explosivo: sólo en el último año, el 73% de los organizadores de la región Tier 1 (EE.UU. y Europa) han expresado su deseo de celebrar eventos completamente en línea, o de incorporar servicios en línea a los eventos propiamente dichos.

El coste de la adopción digital es bastante elevado, pero no desde el punto de vista financiero, sino en términos de reputación: las herramientas en línea exigen un enfoque responsable y una mayor atención. Los usuarios son menos proclives a perdonar los errores organizativos en el entorno digital y más propensos a detectarlos. Todo ello crea presión sobre los organizadores de eventos, por un lado dificultando su trabajo y, por otro, mejorando seriamente la calidad de los eventos.

En 2022 ha aumentado la demanda en línea, por lo que cabe esperar tanto la aparición de nuevas tendencias como el desarrollo de las ya existentes. Adoptar el nuevo orden de cosas y adaptarse al cambiante entorno tecnológico será ahora un factor de éxito crucial para la mayoría de los gestores. Este año hablaremos de algunas herramientas y enfoques interesantes que todos los organizadores de eventos deberían probar.

El futuro son los híbridos

En el mercado de la gestión de eventos existe la percepción pública de que es necesario volver a los actos públicos en directo, pero las encuestas demuestran que, de hecho, la mayoría de los gestores de eventos (71%) siguen proporcionando acceso virtual a los actos de todos modos al margen. A juzgar por el consenso informal que ha surgido, el futuro está en los eventos híbridos que combinan lo mejor de ambos mundos.

Por un lado, se pueden proporcionar herramientas de participación virtual en los eventos, como la retransmisión en línea o las conferencias virtuales con comentarios, para audiencias que no estén demasiado interesadas: hay muchas opciones de participación a distancia. En la práctica, para los recién llegados o un público no muy inmerso en el tema del evento basta con obtener la información que les interesa y luego convertirla en acciones valiosas: compra de bienes, servicios, tecnología y cualquier otra cosa que se presente en el evento.

Por otro lado, la comunicación en directo durante el evento sigue brindando a los agentes importantes y principales del mercado la oportunidad de establecer contactos útiles, ampliar la red y cerrar acuerdos preliminares.

El formato híbrido elimina con bastante seguridad los problemas de trabajar tanto con el primer público como con el segundo.

Seguridad online y offline

COVID-19 no se ha ido a ninguna parte, todas las medidas de seguridad para ella siguen siendo pertinentes -eso es lo que piensan casi ¾ de los organizadores de eventos-, y los problemas de ciberseguridad también se suman a la pandemia, ya que el número de elementos en línea en los eventos no hace más que aumentar, lo que significa que se están recopilando datos que hay que proteger.

La solución a la seguridad está en la educación. Cuanto mejor conozcan sus empleados las normas de higiene tanto en el lugar del evento como en el espacio digital, menos probabilidades habrá de que se produzcan excesos. Para entenderlo: literalmente, cada dispositivo presente en el evento, cada cuenta de usuario puede ser pirateada o robada.

Forme a sus empleados sobre cómo manejar correctamente el antivirus y la infraestructura de red: no abra correos electrónicos sospechosos, no haga clic en enlaces sospechosos, mantenga los documentos en servicios corporativos seguros en la nube (o mejor aún, en servidores dedicados), utilice mensajeros seguros (y no, Whatsapp no es bueno para datos sensibles, pero Telegram sí).

Enséñales a colocar correctamente las mascarillas, los purificadores de aire y a estar atentos a la limpieza del lugar. Todo esto junto puede parecer redundante, pero en realidad reducirá tus costes de hacer frente a posibles problemas de ciberseguridad y COVID-19.

Dicho esto, no conviertas tu evento en una prueba de antiutopía con búsquedas totales y una distancia social de cinco metros, simplemente escucha los buenos consejos médicos y de seguridad, y mantén las cosas con moderación, y tú y tus invitados estaréis contentos.

La calidad del servicio y la proximidad al público vuelven a ser pilares del éxito

La clave de una alta satisfacción de los visitantes es una experiencia positiva. Es un punto obvio, pero sin embargo es muy importante no olvidarlo y tener siempre presente que lo hace por las personas concretas que asistirán a su evento, no por la línea del informe.

La tecnología define la experiencia del usuario tanto como la amabilidad del personal de recepción, y la atención necesita lo mismo. Piense con antelación en los posibles puntos conflictivos para sus visitantes y soluciónelos. Por ejemplo, si tiene invitados internacionales, proporcióneles interpretación simultánea (no sólo en persona, sino también en línea: no es tan difícil como parece). ¿Piensa dar una conferencia? Organice los asientos con antelación. ¿Vende entradas? Asegúrese de incluir también la venta online, hoy en día no se puede prescindir de ella.

La participación en línea también puede variarse mediante la participación de mecánicos. Incluya un chat en directo en la retransmisión de una conferencia o seminario para que el público pueda hacer preguntas y comunicarse entre sí, ya que aumentará el interés por el tema de debate. La gamificación definitiva, que, por cierto, también es aplicable a quienes pisan la plataforma con los pies, es un sistema de logros o bonificaciones por determinadas acciones en la plataforma. «Reúne 10 tarjetas de visita de colegas y consigue un capuchino gratis»: con ese espíritu, más juegos e interactividad y menos ñoñería.

Elimine las barreras entre participantes, ponentes y personal, implique a todo el mundo. En una palabra, haga que los participantes se sientan partícipes de algo más grande que ellos mismos y recordarán el evento durante años.

Su público es un océano, no una piscina

En realidad, su público es más amplio de lo que cree. No tienes por qué limitarte a una estrecha geografía: las herramientas en línea pueden ayudarte a dar acceso a tu acto literalmente desde cualquier parte del mundo, siempre que haya una red al otro lado. Además, funciona con los ponentes, ya no estás limitado por el ámbito de un país, puedes reunir en un mismo escenario a ponentes de Shanghai, Tánger y Nueva York al mismo tiempo sin ninguna restricción, salvo quizás el huso horario (ay, la rotación del planeta no puede detener ni siquiera el corpus de eventos-mercado).

El principal problema de las teleconferencias internacionales es la comunicación. Necesitará intérpretes. Permítame disipar de inmediato sus temores sobre el aumento del presupuesto debido a la contratación de especialistas adicionales. La conversión en inscripciones al evento (en formato online, por ejemplo) por parte de visitantes extranjeros se multiplica y los beneficios resultantes cubren con creces el coste de los intérpretes. Sobre todo si los ponentes ofrecen además información exclusiva.

La globalización sigue pisando fuerte, a pesar de la volatilidad del mundo, así que esfuércese por aumentar su cobertura antes de que lo hagan sus competidores.

Conocer las tendencias que configuran el sector de los eventos permitirá a los organizadores aprovecharse de ellas y crear experiencias que resuenen con fuerza entre el público. Sin embargo, es imposible aplicar todos estos cambios a la vez.

Antes de ponerse manos a la obra, considere si una tecnología o metodología concreta es adecuada para usted, si realmente mejorará el evento y si el efecto será significativo. Puede que simplemente abrume al equipo sin gran repercusión. Una vez que se haya decidido por un conjunto de herramientas, planifique su aplicación para evitar retrasos y otros problemas.

The post Tendencias en Alquiler de Salones y Eventos en 2022 appeared first on Tin_Ket.

Hacer la transición entre eventos físicos y virtuales no es fácil, porque sus funciones son diferentes para los asistentes y también lo son las necesidades en estos dos tipos de reuniones. Los eventos físicos se tratan como un acontecimiento especial. Se marcan en los calendarios, se establece la rutina diaria para ellos y la gente acude a algún lugar para asistir a ellos. Y el valor principal aquí es la comunicación personal.

Por su parte, los actos digitales no se perciben como algo único, pero suponen una reducción de costes, tanto para el organizador como para los participantes. También son accesibles a un número mucho mayor de participantes: el único requisito para asistir es un dispositivo con acceso a Internet.

Así que, en lugar de intentar «copiar» lo que hiciste en la realidad física, céntrate en crear una experiencia especial que refleje los valores de tu marca. Piense cuáles son los ingredientes más importantes que no pueden faltar y cómo mostrarlos en el espacio mediático. Intente reinventar lo que hace especial a una feria o conferencia en el espacio virtual.

Céntrese en ayudar

Los eventos offline tienen un poderoso elemento promocional. Y el propio público se vuelca más en los eventos que en el entorno online. Pero la gente está más acostumbrada a acudir a Internet en busca de ayuda y contenidos gratuitos, por lo que demasiada promoción puede cansarles y hacer que abandonen tu sitio. Por eso, en las conferencias digitales es más importante pensar en cómo puede tu empresa ayudar al público que centrarse en ventas rápidas o promociones.

Cuide la accesibilidad

El punto fuerte de los eventos en línea es la posibilidad de conectarse desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento. Incluso si hasta ahora no había pensado en llegar a un público de habla inglesa en Europa o Estados Unidos, ahora es más fácil que nunca. Sin embargo, para que esto funcione, piense en una hora que sea conveniente para todos, una que equilibre su zona horaria con las zonas de su público objetivo.

Tenga también en cuenta que no todos los usuarios podrán conectarse en tiempo real, pero sí estarán interesados en acceder a los contenidos más tarde: recuerde descargar los vídeos en streaming y otros contenidos después del evento.

Organice actos antes y después del evento

Un evento es una experiencia. Para que su evento virtual deje una impresión «viva», programe una comunicación especial tanto para los usuarios registrados como para el público en general antes y después del evento.

Antes del evento, céntrese en crear expectación, animar a los usuarios a inscribirse y superar las posibles barreras tecnológicas explicando paso a paso qué hay que hacer y cómo.

Al final, ofrezca contenidos adicionales y pida la opinión de los asistentes para mejorar futuros proyectos digitales. En algunos casos, esta será una oportunidad para introducir una oferta especial o un descuento para convertir a los asistentes.

Mida los resultados

Una gran ventaja de un evento virtual es la visualización en tiempo real de las métricas de participación. El número de participantes, el tiempo dedicado, los niveles de interacción… con una buena plataforma y análisis incluidos, tendrá acceso a una gran cantidad de datos, lo que permitirá a los responsables de marketing conocer el impacto del evento en la audiencia y la posibilidad de realizar ajustes para incluso optimizarlo sobre la marcha.

The post Cinco Consejos para Planificar un Evento Virtual appeared first on Tin_Ket.

He aquí algunas consideraciones importantes a la hora de invertir en una herramienta de gestión de eventos:

Evalúe el tamaño del evento: Mientras que algunos productos gratuitos no tienen límite de participantes, otros pueden limitarlo, por ejemplo, a 50 o 100 participantes. Por lo tanto, antes de elegir una herramienta, los compradores deben asegurarse de que conocen el tamaño del público al que van a atender y si la herramienta gratuita cubre ese número.

Compruebe el coste de las actualizaciones: los compradores deben preguntar al proveedor del software sobre las funciones adicionales que incluye la actualización. También deben preguntar qué costes adicionales se cobran por servicios como el soporte prioritario o la migración de datos.

Preste atención al soporte de integración: los compradores deben preguntar al proveedor si ofrece integración con otras herramientas de software. También deben averiguar si el proveedor puede crear una API que permita la integración personalizada con herramientas de comunicación y gestión de proyectos de terceros.

Qué preguntas hacer al elegir una solución gratuita

He aquí algunas preguntas que los compradores pueden hacer al proveedor de software antes de empezar a trabajar con él:

¿Cuáles son las condiciones de suscripción?

Los compradores deben aclarar de antemano las condiciones de suscripción. Preguntar si el proveedor tiene un contrato de precio fijo o cobra una cuota por visitante o evento ayudará a comparar y conseguir la mejor oferta.

¿Ayuda el software con el marketing y la promoción?

El marketing online es una parte importante de cualquier evento. Como comprador, debe averiguar si el software tiene funciones integradas de marketing de eventos, si admite la integración con las redes sociales y otras plataformas de marketing.

¿Se pueden proporcionar casos prácticos y testimonios?

Los clientes pueden solicitar testimonios de clientes y estudios de casos para comprender lo bien que funciona el software para las empresas de eventos. Esto también ayudará a identificar problemas comunes que los usuarios puedan haber encontrado.

The post Cómo Elegir el Software de Gestión de Eventos Adecuado appeared first on Tin_Ket.