Elegir el software de gestión de eventos adecuado puede resultar complejo. Como hay tantas opciones en el mercado, los gestores y organizadores deben tener en cuenta factores como el número de participantes, los requisitos de funciones y las capacidades de alojamiento. Estos factores ayudarán a los compradores a reducir las opciones y tomar una decisión informada.
He aquí algunas consideraciones importantes a la hora de invertir en una herramienta de gestión de eventos:
Evalúe el tamaño del evento: Mientras que algunos productos gratuitos no tienen límite de participantes, otros pueden limitarlo, por ejemplo, a 50 o 100 participantes. Por lo tanto, antes de elegir una herramienta, los compradores deben asegurarse de que conocen el tamaño del público al que van a atender y si la herramienta gratuita cubre ese número.
Compruebe el coste de las actualizaciones: los compradores deben preguntar al proveedor del software sobre las funciones adicionales que incluye la actualización. También deben preguntar qué costes adicionales se cobran por servicios como el soporte prioritario o la migración de datos.
Preste atención al soporte de integración: los compradores deben preguntar al proveedor si ofrece integración con otras herramientas de software. También deben averiguar si el proveedor puede crear una API que permita la integración personalizada con herramientas de comunicación y gestión de proyectos de terceros.
Qué preguntas hacer al elegir una solución gratuita
He aquí algunas preguntas que los compradores pueden hacer al proveedor de software antes de empezar a trabajar con él:
¿Cuáles son las condiciones de suscripción?
Los compradores deben aclarar de antemano las condiciones de suscripción. Preguntar si el proveedor tiene un contrato de precio fijo o cobra una cuota por visitante o evento ayudará a comparar y conseguir la mejor oferta.
¿Ayuda el software con el marketing y la promoción?
El marketing online es una parte importante de cualquier evento. Como comprador, debe averiguar si el software tiene funciones integradas de marketing de eventos, si admite la integración con las redes sociales y otras plataformas de marketing.
¿Se pueden proporcionar casos prácticos y testimonios?
Los clientes pueden solicitar testimonios de clientes y estudios de casos para comprender lo bien que funciona el software para las empresas de eventos. Esto también ayudará a identificar problemas comunes que los usuarios puedan haber encontrado.